پیشنهادهایی برای برگزاری رویدادهای علمی بین‌المللی در شرایط کرونایی

با توجه به همه‌گیری جهانی بیماری کرونا، برگزاری رویدادهای آنلاین یکی از روندهای اصلی جهانی در سال ۲۰۲۰ است که به‌احتمال‌زیاد می‌تواند نوع نگاه و عملکرد دانشگاه‌‏ها نسبت به برگزاری رویدادهای علمی را در سال‌های پیش رو تغییر دهد. لزوم رعایت فاصله‏‌گذاری اجتماعی برای جلوگیری از شیوع گسترده‌تر این بیماری سبب شده است تا مراکز علمی بزرگ جهان درباره مفهوم رویدادهای علمی بازنگری‌های جدی انجام داده و به دنبال شیوه ‏های جایگزینی برای برگزاری گردهمایی‌های علمی خود باشند. برگزاری آنلاین رویدادهای علمی، از این حیث که می‌تواند کنفرانس‌ها را به گفتگوهای علمی واقعی تبدیل کند و با فراهم نمودن امکان دسترسی به محتوای علمی کنفرانس‌‏ها برای طیف گسترده‌‏تری از پژوهشگران و حتی افرادی با ناتوانی‌‏های جسمی، عدالت آموزشی را تحقق بخشد؛ یکی از نکات مورد توجه در حوزه‌های علمی است. گزارش پیش‌رو نظرات و پیشنهادات «ماندانا سجادی» در این رابطه است.

«ماندانا سجادی» دانشجوی دکتری روابط بین‌الملل و کارشناس مدیریت همکاری‌های علمی بین‌المللی دانشگاه علامه طباطبائی معتقد است، به لطف فن‌آوری‌های ارزان و در دسترس، برگزاری رویدادهای آنلاین بسیار کم‌هزینه است و شمار بسیار بیشتری از دانشجویان در سطح ملی، امکان بهره‏‌برداری از آن را دارند. افزون بر این، صرفه‌جویی بزرگی در هزینه‏‌های سفر سخنرانان و میهمانان خارجی و بسیاری از هزینه‌‏های جانبی برگزاری رویدادهای بین‌‏المللی صورت می‌گیرد که می‌‏تواند با برنامه‏‌ریزی و مدیریت صحیح، صرف تجهیز و تأمین نیازهای منطبق با شرایط موجود شود. در همین راستا، پیشنهادهایی برای برگزاری هرچه بهتر رویدادهای بین‌المللی در شرایط پیش رو ارائه‌شده که در دو بخش برنامه‌ریزی‌های کلی پیش از برگزاری رویداد، و راهکارهای برگزاری رویداد به‌صورت آنلاین، ارائه شده است.

راهکارها و پیشنهادهای عملی برای برگزاری رویدادهای علمی بین‌المللی

در رابطه با این مسئله می‌توان راهکارهای مختلف ارائه داد اما یکی از بهترین اقدامات، تشویق دبیران علمی همایش‌های بین‌المللی برنامه‌ریزی‌شده سال ۹۹ به برگزاری بخشی از رویدادهایشان به‌صورت آنلاین آزمایشی و برنامه‌ریزی برای برگزاری فیزیکی رویداد در سال آینده است. برنامه‌ریزی کاملاً هماهنگ و منسجم با بخش‌های یک همایش امکان برگزاری به‌صورت آنلاین را فراهم می‌کند. تمدید زمان برگزاری رویدادهای علمی بین‏‌المللی و برنامه‌‏ریزی آن‌ها برای سال ۱۴۰۰ و دریافت مجوزهای لازم برای تمدید زمان برگزاری کنفرانس‌های بین‌‏المللی که از پیش برنامه‌ریزی شوند کمک مهمی در این زمینه هستند.

همچنین برقراری تماس با سخنرانان و دعوت از اساتید برجسته داخلی و بین‌‏المللی برای مشارکت در رویدادهای آنلاین دانشگاه (نشست‌ها، همایش‌ها و کارگاه‌های بین‌المللی) در سال جاری، تشویق اساتید دانشگاه به برگزاری کارگاه‏‌ها و نشست‌‏های علمی بین‌‏المللی به‌صورت آنلاین در حوزه‌‏های موضوعی گوناگون، در نظر گرفتن امتیازات پژوهشی برابر با برگزاری فیزیکی همایش‌‏ها، نشست‌ها و کارگاه‌ها برای دبیران علمی رویدادهای علمی آنلاین دانشگاه، تخمین بودجه همایش‌های بین‌‏المللی سال ۹۹ و اختصاص بخشی از این بودجه به مدیریت فناوری اطلاعات برای فراهم نمودن امکانات فنی و سمعی و بصری ضروری برای برگزاری رویدادهای آنلاین از دیگر موارد مطرح در این زمینه است. برگزاری رویدادهای آنلاین تعاملی به‌صورت پرسش و پاسخQ&A  و فراهم نمودن امکان پرسش و پاسخ به‌صورت آنلاین با موضوعات علمی جذاب برای دانشجویان و استادان برتر آن رشته در این رابطه می‌تواند اثرگذاری زیادی داشته باشد. این اقدامات با تشکیل کارگروه موقت واحد پشتیبانی سمعی بصری آنلاین، AV Support Service و به‌روزرسانی تجهیزات سمعی بصری و ظرفیت اینترنت دانشگاه و پیشنهاد بهترین نرم‌افزارهای برگزاری و مدیریت رویداد به‌صورت آنلاین از جمله مواردی است که می‌توانند برای برگزاری رخدادهای علمی مجازی مفید واقع شوند.

ارتقاء کیفی برگزاری رویدادها و راهکارهای عملی

ازآن‌جاکه رویدادهای علمی آنلاین ممکن است در مقایسه با رویدادهای فیزیکی متداول از جذابیت‏‌های کمتری برای مشارکت گسترده مخاطبین برخوردار باشند، به‌منظور افزایش مشارکت‏ و برگزاری هرچه بهتر رویدادهای علمی دانشگاه به‌صورت آنلاین، توجه به چند نکته ضروری است.

به عنوان مثال، برگزاری آزمایشی چند رویداد آنلاین با جمعیت اندک و تحلیل نقاط قوت و ضعف آن‌ها به همراه توافق دبیران علمی و اجرایی برنامه و مدیر فناوری دانشگاه پیش از اجرای برنامه‌ها به‌ویژه در مورد این‌که از کدام نرم‌افزار برای برنامه آنلاین خود استفاده کنند، از اهمیت زیادی برخوردار است. نکته دوم تماس با برترین متخصصین رشته‌های گوناگون و درخواست از آن‌ها برای ارسال ویدئوهای ضبط‌شده سخنرانی خود و پخش آنلاین ویدئوهای ضبط‌شده برای برگزاری نشست‌های بین‌المللی است که البته با توجه به مقدور نبودن هماهنگی زمانی با سخنرانان خارجی همایش‌های بین‌المللی، بایستی از آن‌ها درخواست شود تا فایل ویدئویی سخنرانی ضبط‌شده خود را ارسال کنند تا در ساعت مقرر به‌صورت آنلاین پخش شود. این موضوع به جهت اختلالات موجود در اینترنت از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. امکان قرار دادن نسخه مخصوص ناشنوایان با استفاده از ظرفیت‌های موجود نیز حائز اهمیت است. تهیه زیرنویس فارسی و انگلیسی برای ویدئوهای از پیش ارسال‌شده و فراهم نمودن امکان برقراری چت میان مخاطبین رویداد در فواصل بین نشست‌ها نیز از دیگر موارد مطرح در این زمینه است.

مضاف بر این، ضبط یک ویدئوی بسیار کوتاه از سوی برگزارکنندگان همایش درباره اهداف همایش و نکات کلیدی مدنظر آن‌ها به همراه اختصاص بخشی از نشست‌های علمی بین‌المللی دانشگاه به‌صورت مناظره‌های علمی میان دو استاد برجسته نیز اثرگذاری مفیدی در این زمینه دارد. استفاده از دوربین‌های باکیفیت بالا و پیش‌زمینه‌های جذاب‌تر برای جذب هرچه بیشتر مخاطبین، جذب ایده‌های دانشجویان، فراهم آوردن امکان نظرخواهی (Comment) از شرکت‌کنندگان درباره نوع اجرا و محتوای برنامه، فرستادن نسخه‌ای از کتاب مجموعه مقالات یا چکیده مقالات و پکیج همایش برای مشارکت‌کنندگان آنلاین به‌صورت الکترونیکی و رایگان هم از جمله مسائل مهم و مطرح در این زمینه است. نکته دیگر تخصیص بخشی از بودجه‌های همایش برای استفاده از کانال‌های تبلیغاتی برای اطلاع‌رسانی برگزاری رویدادهاست. تهیه خلاصه متنی از سخنرانی‌های ارائه‌شده در رویدادهای آنلاین و به اشتراک گذاشتن آن‌ها در فضای وب، تهیه زیرنویس برای ویدئوهای ارسالی از سخنرانان خارجی با زبان‌های گوناگون و دریافت حق ثبت‌نام به‌صورت آنلاین و اختصاص کدQR به مشارکت‌کنندگانی که وجه خود را پرداخت کرده‌اند، از مسائل مهم و مطرح در این حوزه هستند.

اقداماتی نظیر استفاده از سرویس‌هایprint-on-demand به منظور دسترسی مشارکت‌کنندگان به متن هرکدام از سخنرانی‌ها و پشتیبانی چند تن از کارکنان حوزه فناوری در زمینه web-streaming نیز شایان توجه است. اصولاً همایش‌هایی که به‌صورت آنلاین برگزار می‌شوند، از پشتیبانی تمام‌وقت متخصصین حوزه فناوری اطلاعات برخوردار هستند تا در صورت بروز هرگونه مشکل بتوانند مسئله را بدون فوت وقت حل کنند. برای نمونه، در همایش‌هایی که تاکنون بررسی‌شده‌اند، به‌طور میانگین سه متخصص فناوری اطلاعات از برنامه پشتیبانی می‌کردند. یک متخصص (online broadcast and web-hosting software)، یک متخصص تنظیم و مدیریت صدا برای شنوندگان، یک متخصص سخت‌افزار و ابزارهای فنی موردنیاز در یک روز پیش از برگزاری برنامه و بررسی همه تجهیزات فنی از جمله موارد غیر قابل اجتناب در این خصوص هستند.

در راستای ارتقای کیفی هم باید از مشارکت‌کنندگان درخواست شود تا دست‌کم ۱۵ دقیقه پیش از شروع برنامه آنلاین شده و همه تنظیمات نرم‌افزار خود را چک کنند. باید در نظر داشت که در صورت استفاده از یک نرم‌افزار مشخص برای برگزاری رویداد، بایستی از دو هفته پیش از همایش، دستورالعمل استفاده از آن نرم‌افزار برای مشارکت‌کنندگان آنلاین همایش به اشتراک گذاشته شود. استفاده از هشتک‌های مناسب هنگام پخش ویدئوهای آنلاین، تشویق مشارکت‌کنندگان برای به اشتراک‌گذاری هرچه گسترده‌تر برنامه همایش و اخبار مربوط به آن هم از اهمیت زیادی برخوردار است. به عنوان مثال دانشگاه «هاروارد» در این زمینه و طی پخش آنلاین هر یک از رویدادهای دانشگاهی، از گرافیک‌ها و ویدئو کلیپ‌های آگاهی‌بخش درباره بیماری کرونا استفاده می‌کرد تا به مخاطبین اعلام کند که سلامت آن‌ها برایشان مهم است.

اقدامات مشابه با این موارد در حوزه دانشگاه و فعالیت‌های علمی می‌تواند دریچه‌های جدیدی را برای ارتقاء و پیشرفت آن‌ها فراهم آورد که تا پیش از این، مورد توجه نبوده است.